Québec · Loi 25
Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 14 septembre 2026. Greffia est un service de MINOVIA, accessible à greffia.ca. Ce document décrit comment nous traitons les renseignements personnels, y compris l’audio d’assemblées. Il n’est pas un avis juridique personnalisé.
1. Responsable
Le responsable de la protection des renseignements personnels est joignable à support@minovia.ca. C’est le point de contact pour l’accès, la rectification, le retrait du consentement, la destruction et les incidents.
2. Quels renseignements
- Compte : courriel, forfait choisi, dates d’essai, identifiants techniques de session.
- Facturation : statut d’abonnement, identifiants Stripe, adresse de facturation saisie dans la caisse, reçus envoyés par courriel.
- Séance (sur votre appareil) : titre, métadonnées d’assemblée, audio, transcription, brouillon de procès-verbal, notes. Ces éléments sont stockés en local (IndexedDB) tant que vous ne les envoyez pas à une fonction de traitement ou au nuage d’archive.
- Archive cloud (add-on) : copie du procès-verbal et de ses métadonnées (sans l’audio) sur la base Greffia (Supabase), partagée avec les sièges de l’équipe, conservée jusqu’à la date de rétention (10 ans avec l’add-on archivage).
- Traitement IA : l’audio (transcription) et le texte / métadonnées (brouillon) sont transmis à nos routes d’API, puis à des sous-traitants d’intelligence artificielle.
3. Finalités
Nous utilisons ces renseignements pour ouvrir et sécuriser le compte, faire durer l’essai, facturer l’abonnement, transcrire l’audio, proposer un brouillon de procès-verbal, envoyer les codes, les invitations d’équipe et les reçus, conserver le PV au nuage si vous avez souscrit l’add-on, et assurer le service (journaux techniques, prévention des abus). Nous ne vendons pas de listes de contacts et nous n’affichons pas de publicité ciblée.
4. Captation d’assemblée
Greffia n’obtient pas le consentement des personnes présentes à votre place. Avant le micro ou l’import, vous devez confirmer que les personnes concernées ont été informées et que vous avez le droit de traiter l’enregistrement pour rédiger le procès-verbal. L’audio peut contenir des voix, des noms et d’autres renseignements personnels : c’est vous, en tant que secrétaire ou greffier, qui restez responsable de l’avis donné en salle.
5. Local d’abord, puis envoi explicite
L’archive de séance reste sur l’appareil jusqu’à ce que vous lanciez la transcription, la rédaction, ou la conservation au nuage (add-on archivage ou sièges d’équipe). L’audio n’est pas copié au nuage. Une fois le PV approuvé, vous pouvez supprimer l’audio tout en conservant le texte sur l’appareil et, le cas échéant, au nuage.
6. Communication et hors Québec
Pour fournir le service, des renseignements peuvent être communiqués à des fournisseurs dont les serveurs sont souvent hors Québec, notamment :
- hébergement de l’application (Vercel) ;
- compte, profil et archives cloud de PV (Supabase) ;
- paiement et portail client (Stripe) ;
- courriels de connexion et de reçu (Resend) ;
- transcription et rédaction assistée (Vercel AI Gateway / OpenAI). L’audio et le texte du brouillon transitent donc hors Québec le temps du traitement.
Nous ne contrôlons pas les durées de conservation internes de ces fournisseurs. N’utilisez pas Greffia pour une séance si votre organisme interdit tout traitement hors Québec.
7. Conservation
- Compte et facturation : le temps de la relation, puis le délai fiscal et comptable utile.
- Audio envoyé à l’API : traité pour la requête ; nous n’en faisons pas une archive serveur.
- Copies nuage (add-on) : jusqu’à la date de rétention (10 ans si archivage), ou suppression dans Archives / Équipe.
- Copies locales : jusqu’à ce que vous les effaciez dans les archives, ou que vous vidiez les données du navigateur.
8. Témoins
Greffia utilise des témoins et un stockage local strictement nécessaires à la session (connexion) et à l’archive sur l’appareil. Pas de traceurs publicitaires.
9. Vos droits (Loi 25)
Vous pouvez demander l’accès, la rectification, le retrait du consentement (dans les limites du service : sans courriel, le compte ne peut pas fonctionner) et la destruction des renseignements que nous détenons, dans la mesure prévue par la loi. Écrivez à support@minovia.ca. Pour les séances encore sur votre appareil, utilisez aussi les commandes de suppression dans l’application. Un désaccord peut être porté à la Commission d’accès à l’information du Québec (cai.gouv.qc.ca).
10. Incident
Si un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous prendrons les mesures prévues par la Loi 25, y compris l’avis aux personnes concernées et à la Commission lorsque la loi l’exige.
11. Modifications
Cette politique peut être mise à jour. La date en tête de page fait foi. Un usage continu après publication vaut prise de connaissance de la version en ligne.